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2024.04.24

バックオフィス業務を代行するときのコツとは？

☑バックオフィス業務人材が不足している。

☑代行に適したバックオフィス業務が分からない。

☑バックオフィス業務を代行するためのポイントを知りたい。

働き方改革、人手不足、人件費の高騰などから、多くの企業が業務の効率化と生産性の向上に取り組むようになりました。中でも年々増えているのが、バックオフィス代行を利用する企業です。その需要増加に伴い、サービス提供事業者も増え、自社にとってどのような業務をどのような事業者に提供したら良いか悩んでいる企業も多いと言います。
そこで今回のコラムでは、どのようにすればバックオフィス業務代行を有効活用できるか、その５つのコツをご紹介したいと思います。

>関連記事はこちら「【初級編】バックオフィス業務とは？税理士がわかりやすく解説」

コツ１：代行に適している業務を理解する

バックオフィスで代行に適しているのは、高度な判断が不要かつ売上に関与しないマニュアル化しやすい定型業務です。
具体的には、「経理・財務」「総務・庶務」「人事・労務」「営業事務」の４つがあります。

①経理・財務
記帳処理
請求書、見積書の作成
支払経費・売り上げ管理
月次決算
振込準備
経費精算
入金管理
給与計算
年末調整　など

②総務・庶務
従業員管理
入退社管理
勤怠管理
各種証明書の作成
出張手配
会議資料作成
データ入力　など

➂人事・労務
採用担当者向け研修
業務マニュアル作成
新人研修資料作成
残業時間管理
内定後手続き　など

➃営業事務
営業事務、資料作成
企画書、提案書作成
業界リサーチ
メルマガ、リリース配信
顧客リスト管理
経費申請　など

コツ2：自社におけるバックオフィスの課題を理解する

自社におけるバックオフィス業務において、社内の体制・状況を洗い出し、何が不足しているのかを分析します。業務レベルまで分解して現状を把握することで、外部に依頼する際ならどの範囲までになるかイメージがつきやすくなります。
課題のパターンには以下の３つが考えられます。

１．人手が不足している
実務担当者への業務負荷が過剰になっている場合は、業務の一部をアウトソーシングすることで、負担を軽減することができます。

２．ノウハウが不足している
バックオフィス業務によっては、経理などの専門的な知識や経験が必要なものがあります。社内にノウハウが不足している場合は、外部のプロに依頼することで課題を解決することができます。

３.人手とノウハウの両方が不足している
専門的な知識が必要な特定のバックオフィス業務を遂行できる人材が不足している場合は、代行のプロに依頼することをお勧めします。

コツ３：バックオフィス業務代行のメリットを理解する

バックオフィス業務のアウトソーシングを円滑に導入するには、そのメリットを理解し、上手く活用することが重要です。
具体的には以下のような３つのメリットがあります。

1．業務の効率化を図れる
バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、社員は必要最低限のコア業務に集中できるため、業務負荷が軽減され、生産性の向上を図れます。

2．コストを削減できる
人員が不足している場合、「正社員」「派遣」「アウトソーシング」の３つの選択肢があります。正社員や派遣の場合、年度末などの繁忙期やそうでない時などに関わらず、月々の給与が固定費用としてかかります。
更に、正社員を採用する際に、募集広告に費用がかかる上、採用後も育成にコストがかかります。また、人材紹介会社を挟んで、派遣に依頼する場合は、紹介料が必要になります。
アウトソーシングの場合、自社の業務ボリュームに合わせて依頼することができ、その分だけ支払えばよいので、正社員や派遣を採用するよりもコストを抑えることができます。

3．業務の属人化を防ぐことができる
経理業務をアウトソーシングするにあたって経理担当者によるところの経験や勘などのノウハウを明文化する必要が出てきます。アウトソーシングをすることを機に経理業務を標準化することができます。

コツ４：バックオフィス業務代行のデメリットを理解する

メリットを理解するのと同じく重要なのが、デメリットを理解することです。

１．情報漏洩のリスクがある
バックオフィス業務をアウトソーシングする場合、業務に関連した社内の情報を委託先に開示する必要があります。その際に、少なからず情報漏洩のリスクがあります。万が一情報が漏洩してしまうと取引先の信用を失う、甚大な損失が生じるなどの恐れがあります。そこで、アウトソーシング先を決める際には、先方のセキュリティ体制を確認しておくことが重要です。更に、アウトソーシング会社とどのような方法でデータや書類の受け渡しを行うか、ルール決めをすることで人為的なミスを防ぐことができます。

２．社内にノウハウを蓄積できない
バックオフィス業務をアウトソーシングすると、代行を依頼した業務のノウハウが社内に蓄積されない、人材が育成されてないというデメリットがあります。いずれは内製化したいという希望があるようでしたら、アウトソーシング会社と密にコミュニケーションをとり、ノウハウを共有して、もらうことをお勧めします。

３．業務がブラックボックス化してしまう
バックオフィス業務を委託先に丸投げしてしまうと、業務について把握するのが困難となり、トラブルが発生した際に原因を特定したり、解決するまでに時間がかかってしまうという危険性があります。そのような事態を防ぐためにも、アウトソーシング会社と定例ミーティングを設けるなどして、業務状況を都度把握し、何かあった際には迅速に連携できるように普段から体制を整えておくことが重要です。

コツ５：業務代行を導入段階からサポートしてもらう

導入デメリットに勝る様々なメリットのある業務代行サービスですが、自社だけでアウトソーシングに適した業務を棚卸し、委託するためのセキュリティなどの環境を整えるのは「時間がなかなか取れない・・・」など難しいというお話をよくお伺いします。そこでお勧めしたいのが、自社にあった提案を、業務の棚卸からクラウドの導入などワンストップでサポートしてくれる代行会社を選ぶことです。

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この記事を担当した税理士

サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)

保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。

専門分野税理士、行政書士、MBA

経歴経理体制構築、経営計画サポート

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