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2020.06.15

コロナ禍であらわになった「バックオフィス業務の無駄」の 解決方法、お伝えします！

☑在宅勤務の推奨でバックオフィス業務の効率が低下している。

☑そもそもバックオフィス業務の在り方が出社することを前提としている。

☑ルーチンワークに追われて、バックオフィスの効率化まで手が回らない。

『バックオフィス』とは

ビジネスの世界でカタカナが使われる際、『パワハラ』などの和製英語が多くありますが、『バックオフィス』は、英語が語源です。企業内で経理・人事・購買などの基幹業務を行う部門を表す“back-office”からきています。それに対して、対義語となるフロントオフィス“front-office”は営業、顧客窓口など顧客と直接携わる部門を言います。

フロントオフィスの業務は、今回のコロナによるリモートワークへの切り替えも比較的スムーズに対応できたというお話をよくお伺い致します。というのも、日ごろから顧客に会いに行ったりと社内にいないことが多いことを前提としているので、ノートPCやスマートフォンを会社から支給されていることが多いからです。

しかしながら、バックオフィスの経理や人事、総務、法務、財務、庶務などは、従来の業務の在り方において、社内にいることが前提となっていたため、リモートワークの切り替えへの条件が整っていません。今回のコロナ禍で、バックオフィス業務のリモート化を図るにあたり、多くの企業で「バックオフィス業務の無駄」が明らかになったと言います。

今回は、バックオフィスの無駄とは何か分析し、効率化への解決策をご紹介したいと思います。

バックオフィスの３つの無駄

コロナ禍で明らかになったのは、以下の３つの無駄です。

①紙書類による管理の無駄

紙ベースで書類が管理されている場合、印刷代や紙代がかかっています。更に、コピーをする、ファイリングするといった時間も無駄になります。

②非効率という無駄

バックオフィス部門は、業務内容の変化が少ないため、従来のやり方を周到しがちです。しかしながら、バックオフィスに関わる業務において、様々なアウトソーシングサービスやクラウドサービスが提供されています。それらを導入することで、効率化できる業務が潜在していることが考えられます。

➂人件費の無駄

上記①のように紙ベースで書類を保管している場合、状況によっては、ファイリング作業のために残業を強いられている、その作業のみに従事するパートや派遣社員を雇っているという人件費の無駄が発生していることがあります。

更に上記②のように、アウトソーシングやクラウドサービスを導入すれば解消できる担当社員の残業などの人件費の問題が潜在しているという無駄が考えられます。

バックオフィスの効率化を図る３つのポイント

バックオフィス業務の無駄を解決し、効率化を図るには、以下の３つのポイントがあります。

①ペーパーレス化

紙の書類は、ファイリングに工夫をしても、データ化された書類に比べて必要な書類を探すのに、どうしても時間がかかり効率が良いとは言えません。書類を常日頃からスキャンをしてPDFにするなどデータ化して保管しておくことで、効率よく管理をすることができます。また、データ化されていればリモートワークを導入し、ライフスタイルに合わせた働き方ができるので、業務効率を改善することができます。

とは言っても今までの蓄積された膨大な書類をスキャンすることは手間と時間がかかります。そのような問題を解決するのが、スキャン代行サービスです。書類を郵送すると、デジタル化してくれます。更に紙の書類を処分する、もしくは外部倉庫に保管するといったサービスも提供しているので、効率良くペーパーレス化を行うことができます。

②アウトソーシングの活用

バックオフィス業務におけるルーチンワークをアウトソーシングすることで、業務効率の向上など施策の立案に取り組む時間を確保することができます。

アウトソーシングの方法として、オンライン完結タイプと人材派遣タイプがあります。

例えば、経理業務におけるオンライン完結タイプのサービスとして記帳代行・経理代行サービスがあります。資料は郵送もしくは、スキャンをしてメールで送付することで、リモートでも日々の業務をアウトソーシングし社内のバックオフィス業務を効率化することができます。

人材派遣タイプの活用方法は、経理経験のある人材を採用し、仕訳など日々のルーチンワークを依頼するというのが一般的です。

人材派遣タイプの問題点としては、その人材が辞めてしまうと新たに採用しなければならないということがあります。その点、オンライン完結タイプの記帳代行・経理代行サービスは、税理士の専門的な知見からアドバイスを受けられるだけでなく、継続して業務を依頼できるというメリットがあるので、安定して効率化を図ることができます。

➂クラウドサービスの活用

バックオフィス業務において、クラウド会計、クラウド給与など様々なサービスがあります。

クラウドサービスとは、従来はローカルのコンピュータに導入して利用していたようなソフトウェアやデータ、あるいはそれらを提供するためのサーバなどを、インターネットなどのネットワークを通じて利用者に提供するサービスです。クラウドサービスのメリットとしては、インターネット環境さえあれば、PC、スマートフォン、タブレットなど様々なデジタル端末からIDとPWでログインして活用できる点にあります。

『バックオフィス』の無駄を解決するメリットは“効率化”

①コストの削減

ペーパーレス化をすることで、書類管理に必要な人件費やコピー代など様々なコストを削減することができ、バックオフィス業務のコスト効率が改善されます。

②生産性の向上

バックオフィス業務において、ペーパーレス化、アウトソーシング化、クラウドの活用を推進することで、作業効率を上げることができます。更に、ルーチンワークにかける時間が削減されることで、会社全体に関わる改善案も出すことにフォーカスできるようになるので、本質的な生産性の向上が可能になります。

➂多様な働き方の導入

クラウドサービスを導入することで、場所を選ばずに業務ができ、バックオフィス業務もリモートで行うことができるようになります。多様な働き方ができるようになることで、業務効率が向上するだけでなく、従業員のエンゲージメントが向上し、離職率が低下することが期待できます。

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この記事を担当した税理士

サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)

保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。

専門分野税理士、行政書士、MBA

経歴経理体制構築、経営計画サポート

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