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コラム

2020.06.01
コロナ対策!テレワークの状況で社内のバックオフィス業務を生産性高く実施していくポイントとは?

紙ベースで書類を管理していてテレワークが難しい。

会計ソフトが自宅で使用しているPCにインストールされていない。

コミュニケーションを取ることが難しい。

新型コロナウィルスの影響により、テレワークが推奨されていますが、業種や業務内容によってはテレワークでは生産性に支障をきたすといったことがあります。

今回は、経理財務業務において、テレワークで生産性を高める3つのポイントをご紹介したいと思います。

 

経理財務業務におけるテレワークの現状

まず、経理財務業務におけるテレワークの現状を見てみたいと思います。

日本においてCEO(最高経営責任者)認定を行っている一般社団法人日本CFO協会が2020年4月に行った調査によりますと、テレワークを実施している経理財務担当者の4割が「満足していない」と応えていることが明らかになりました。「わからない」と回答した企業と合わせると7割近くの財務経理担当者が決して満足した状態であるとは言えない状況であることが明らかになりました。(n=151)

更に、上記で「いいえ」とこたえた60社に満足していない理由を聞いたところ、7割以上が「書類のデジタル化が進んでいないから」と回答しました。(複数回答)

※グラフ:一般社団法人日本 CFO 協会の調査結果をもとに弊社にて作成

逆に経理財務業務のテレワークにおいて、約3割が「満足している」と回答していますので、一見、在宅が難しいと思われる経理財業務においても工夫次第でテレワークで生産性をあげることができます。

以下にその3つのポイントをご紹介いたします。

 

①紙の書類は日ごろからデジタル保存しておく

上記の調査結果で、経理業務の在宅勤務が難しい理由として、書類のデジタル化が進んでいないという理由が72%と圧倒的な1位でした。確かに、経理業務において、請求書や契約書など紙の書類が多いのが現状です。これらの過去に蓄積された書類を一気に社内でスキャンしてPDF化するのは、大変な作業です。

そこで、過去の書類はスキャン代行サービスを利用してデジタル化し、これからの業務で発生する紙の書類は日ごろからリアルタイムでデジタル化しておくことで、在宅勤務に対応できるようにしておくことが重要です。

書類のデジタル化は、今回の新型コロナウィルス感染症の拡大に関わらず、昨今の異常気象による浸水被害や自然災害時におけるバックアップデータの必要性といった意味でもおすすめいたします。

ポジティブな面としては、経理業務における多様な働き方の推進です。紙の書類が多いという在宅勤務への障壁を解決することで、経理業務における、リモートワーク導入の可能性が高まるでしょう。

 

②経理業務のクラウド化

経理業務において在宅勤務が難しいもう一つの理由として、会計ソフトの問題があります。上記の調査においても4割の企業が、自宅からのアクセス環境が難しいため在宅勤務の導入が上手くいっていないと回答しています。

会計ソフトは、1ライセンスにつき1PCが通常なので、在宅勤務用に用意できるPCに会計ソフトがインストールされていないということもあるかと思います。

そこでおすすめしたいのが、経理業務におけるクラウドの導入です。クラウドだと、インターネット環境さえあれば、どのデジタル端末からもアクセスすることができるので、使用するPCに制約がありません。

もちろんセキュリティ上の問題を解決しておく必要がありますが、場合によっては従業員の私物のデジタル端末を業務で使用するBYOD(bring your own device)といった対応もでき、在宅勤務に臨機応変に対応することができます。

 

➂チャットツールの活用

在宅勤務でコミュニケーションを円滑にとり生産性を上げるには、チャットツールを導入することをおすすめいたします。

クラウドと同じように、インターネット環境さえあれば、PC、ノートパッド、スマートフォンなど、どのデジタル端末からもIDとPWでチャットツールにログインできます。

しかもチャットツールは、テキストでのメッセージだけでなく、タスク管理、電話会議、ファイル送受信・共有もできます。代表的なものにChat work、slack、Line workなどがあります。

チャットツールを使うメリットとしては、Eメールと異なり、冒頭や締めの定型文を書く必要がないので、気軽に効率よくコミュニケーションが取れるところにあります。更に業務に関わるメンバーごとにグループを作り、その中でタスクを設定して、進捗状況を可視化し共有することができるので、フォローが必要かどうか把握することができます。

 

これを機に、経理業務のペーパーレス、チャットツールの活用、クラウド化をご検討してみてはいかがでしょうか?

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この記事を担当した税理士
サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)
保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。
専門分野税理士、行政書士、MBA
経歴経理体制構築、経営計画サポート
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