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コラム

2022.03.07
DXの第一歩はペーパーレスから!?業務効率化に向けたおすすめツール紹介!

ペーパーレス化をしたいが、過去の膨大な書類の処理に困っている。 そもそもペーパーレス化を推進するメリットはあるのか、逆にデメリットはないのか知りたい。 ペーパーレス化に必要なツールが何か知りたい。

ペーパーレス化をしたいが、過去の膨大な書類の処理に困っている。

そもそもペーパーレス化を推進するメリットはあるのか、逆にデメリットはないのか知りたい。

ペーパーレス化に必要なツールが何か知りたい。

“DX”は、ニュースや広告などでも盛んに取り上げられ、様々なビジネスシーンで注目を集めているキーワードです。DXを実現する第一歩として、ペーパーレス化が注目されています。そこで本コラムでは、ペーパーレス化はなぜDX化の第一歩として有効なのか、更にペーパーレス化のメリット・デメリットと、推進に必要なおすすめツールをご紹介致します。

ペーパーレス化はなぜDX化の第一歩として有効なのか

ペーパーレスとは「紙のない状態」を指します。そしてペーパーレス化とは、既存の紙書類を全てデジタルデータ化、更にこれから発生する書類は全てデジタルデータで管理し、クラウドソトーレージなどに保存することで、パソコン、タブレット、スマートフォンといったデジタル端末経由で利用できるようにする施策を意味します。DX化というと、新システムの導入など、多額の投資が必要なイメージがあるかもしれませんが、紙での書類管理が中心となっている企業や部門にとっては、実はペーパーレス化が最も低コストで直ぐにでも取り組めるDX化への第一歩なのです。

 

ペーパーレス化のメリット

次に、ペーパーレス化のメリットを見てみたいと思います。ペーパーレス化のメリットには、以下の5つがあります。

柔軟な働き方が可能になる

紙での書類管理が中心だと、当然のことながら出社をして内容を確認する必要があります。書類が全てデジタル化されていれば、リモートでも確認や、やり取りをすることができるので、テレワークなど多様な働き方が可能になります。

情報の検索が容易になる

紙書類で管理をしている場合、時系列、内容別、顧客ごとにファイリングするなど、様々な工夫がなされているかと思います。ですが、情報を特定する際に、「確か去年の3月くらいだったと思う・・・。」など担当者の記憶から探すことも多いかと思います。デジタル化されていれば、保存したデータを様々なキーワードから検索することができるので、検索にかかる労力と時間を大幅に節約することができます。

紙・印刷・ファイリングにかかる時間とコストを節約できる

紙書類の管理には、紙・印刷・ファイリングと言ったアナログなコストがかかります。更に、紙に穴を空けたり、背表紙を作成したりと手間暇がかかります。場合によっては、ファイリングのためだけに、パートを雇っているなど、人件費がかかっている場合もあるかもしれません。書類をデータで管理することにより、それらのコストを大幅に節約することができます。

書類保管スペースを節約できる

紙書類の管理は、オフィスのスペースを取ります。過去の使わない書類は、倉庫で保存するなど工夫をしているかもしれませんが、いずれにしろ、保管スペースはコストとなります。デジタルでデータを管理することにより、容量の多いサーバーに変える必要が発生するかもしれませんが、紙書類よりもスペースを取らなくなることは明白です。更に、データをクラウド上に保存することで、サーバーのスペースは節約することができます。

バックアップデータで対応できる

紙の書類は、原本で管理している場合がほとんどかと思います。盗難、紛失、更には近年のゲリラ豪雨や地震などの自然災害により、紙での書類は、一度紛失してしまうと復元することが難しいです。ペーパーレス化し、クラウドに保存をしておくことで、バックアップをすることができます。

 

ペーパーレス化のデメリット

では、次にペーパーレス化のデメリットはあるか、検証致したいと思います。

情報流出のリスクがある

デジタルデータは、簡単に多様なデジタル端末からアクセスが可能なため、以下のような情報流出のリスクが考えられます。

・従業員が誤ってデータを外部に送付してしまった。

・システムに不正なログインがあって情報が流出してしまった。

・交通機関など公共の場所でデジタル端末を見ていた際、競合他社の社員に画面を盗み見されてしまった。

情報流出のリスクは、セキュリティを強化し、データ管理の体制を構築することで、未然に防ぐことができます。例えば、デジタルデータは、機密度のランクを設けて、ランクごとに閲覧者を限定して管理するといった対策をすることで、情報漏洩のリスクを軽減することができます。

サーバー障害のリスクがある

サーバーでのデータ管理は、サーバー障害が起きてしまうと、不具合が改善されるまで、書類にアクセスできなくなり、業務が行えなくなるというリスクがあります。そこで、万が一に備えて予備サーバーを用意するなどバックアップ体制は整えておく必要があります。

近年、自社にサーバーを設置せずに、クラウドサービスを利用する企業が増えてきています。その場合、サービス提供事業者のサーバーを利用することになるので、自社サーバーの管理は必要なくなります。しかしながら、クラウドサーバー上で構築したシステムで障害が起きる可能性もあるので、対策の必要性が全くなくなる訳ではありません。

一定のITリテラシーが必要になる

書類をクラウドソトーレージなどで管理し、多様なデジタル端末から閲覧できるようにするため、一定のITリテラシーが必要になります。そのため、紙での書類管理に慣れたベテラン社員が抵抗を感じる可能性があります。スムーズにペーパーレス化を推進するために、研修を行うなど、対応をすることが重要です。

 

ペーパーレス化は、上記のようなデメリットはあるものの、費用対効果が高いDX施策です。市場競争が激化し、DXの推進による競争力の強化が多くの企業にとって課題となっている今、ペーパーレス化をその第一歩として是非お勧め致します。

業務効率化おすすめツール

最後に、ペーパーレス化を推進する際に必要となる業務効率化のおすすめツールを3つご紹介したいと思います。

ペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムとは、会議をペーパーレスで円滑に実現するための機能が搭載されたツールです。従来は紙にプリントアウトしていた文書や資料をデジタルタブレットやパソコンなどで共有してペーパーレスで会議を行うことができます。更に、資料の閲覧権限を設定したり、暗号化できるだけでなく、端末に資料をダウンロードできないような設定をすれば、端末の紛失による情報漏えいも防ぐことができるなど、多様なセキュリティ機能が搭載されています。

タブレット端末

スマホがある、PCがあるから必要ないと考えている方も多いかと思いますが、タブレット端末ならではの魅力があります。

・クライアントとの商談に活用:タブレット端末に、商談資料を保存しておくことで、紙での印刷や持ち運びなどの手間を省くことができます。更に画像の拡大が簡単にでき、動画を見せることもできるので、多様な方法で提案をすることができます。

・ペーパーレス会議に活用:先に述べたペーパーレス会議に、タブレットがあればリモートでも参加できるので、「ノートパソコンを持ち歩くのは面倒だけれども、スマートフォンでペーパーレス会議に参加するのは気が引ける・・・」という問題を解決してくれます。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネットを介してサービス提供会社のサーバーにデータ保存できるサービスで、オンラインストレージとも呼ばれています。タブレットやPCなどのデジタル端末とインターネット環境があれば、クラウドストレージ上に保存されたデータにアクセスできるので、紙の書類を出力して持ち歩く必要がなくなります。

このように、ペーパーレス会議、タブレット端末、クラウドストレージの3つを組み合わせて活用することにより、様々な資料をペーパーレスで多様な環境からアクセス、管理、共有することができるようになります。

経理業務におけるペーパーレス化でお悩みでしたら、お気軽にご相談ください

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この記事を担当した税理士
サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)
保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。
専門分野税理士、行政書士、MBA
経歴経理体制構築、経営計画サポート
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