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2019.10.07

経費を重複して計上しないための注意点・対策とは？

従業員から上がってくる領収書や請求書などを処理するのが経理担当者や、会社の経理部門の主な業務の一つです。

その際に、注意しなければならないのが、経費を重複して処理してしまうことです。

というのも、税務調査が入った場合に二重計上として指摘されてしまうからです。

経費の重複が起きてしまう原因は様々ですが、今回は二重計上が起きてしまう原因とその対策をご紹介致します。

①よくあるミス：納品書や見積書の数字を経費計上する

会社の備品や業務上必要な商品、設備を整えた際、請求書や領収書のほかに納品書や見積書などが発行される場合があります。

請求書とは別に、これらの納品書や見積書を見て、経費として計上してしまうケースがあります。

⇒対策：経費計上する書類とそのほかの書類は、明確に分けて保管する。

②よくあるミス：クレジットカードの明細書を経費計上する

会社のクレジットカードで支払いを行い、店からもらった領収書をもとに経費計上したにもかかわらず、毎月クレジットカード会社から届く明細書からも計上していたというのもよくあるミスです。

⇒対策：カードで商品を購入した際には、領収書にカード払いの記載があるので、たとえばマーカーで線を引いておくなどし、現金払いの領収書と区別するか、もしくはカード利用明細と領収書をセットで保管しておくなどして、経費を重複して計上しない工夫が必要。

③ローンや分割払いを計上してしまうミス

経費は原則として、品物の引き渡しが行われたタイミングで計上する必要があり、ローンや分割で購入した際も変わりません。

経費計上のミスで起こりがちなのが、品物の引き渡しや契約が結ばれた段階で全額を経費計上したにもかかわらず、毎月の支払いの際にも経費として計上してしまう場合です。

たとえば、配達などの業務に必要な９万円の中古の原付バイクを購入する際に、３カ月に分けて支払うことになったとします。

基本的にオートバイは自動車と同じ車両または車両運搬具の勘定区分になります。

ただし、原付バイクは安価なものも多いため、備品費または消耗品費に区分することができる場合があります。

原則は資産として計上して、減価償却しなければなりませんが、取得時の価額が20万円未満であれば『一括償却資産』として、３年で均等償却できます。

さらに、10万円未満であれば、『少額の減価償却資産』として、購入時に全額を経費として計上することができます。

また中小企業者等は、2020年3月31日まで、30万円未満の少額減価償却資産について一定の要件のもと購入時に経費として計上できることとなっています。

このケースであれば、9万円をそのまま経費計上することが可能です。

購入時に中古の原付バイクの代金９万円を消耗品費として計上したのであれば、次の月からスタートする支払いで出ていった３万円については、未払金の支払として処理しなければなりません。

ところが、これを勘違いして３万円をそのまま消耗品費として再び経費計上してしまう場合があります。

これを３カ月間続けると、当初９万円で経費計上しているにもかかわらず、月々の支払い分、９万円も経費として計上されることになってしまいます。

⇒対策：こうしたミスを防ぐには、損益計算書の毎月の推移を確認する方法があります。

決算の推移を確認することで、おかしな経費の増減に気がつくことができますし、二重計上を発見するきっかけにもなります。

また、経費の取扱いの金額順に並べるようにすると、同じ商品の支払いを重複して計上していることに気がつきやすくなります。

あわせて、現金・預貯金等や、未払金等について確認することも重要です。

これらの作業を一人ではなく、できるだけ複数人で行うことで、重複した経費の計上を防ぐことができます。

さらに、近年は、経費の重複をチェックし、同一の取引があった場合には知らせてくれる機能がついている会計ソフトも存在します。

二重計上は発覚すると、確定申告後であれば修正申告が必要になるなど、手間も増えてしまいます。

重複して経費を計上するミスがないように、今回ご紹介したような対策を日頃から講じておきましょう。

※本記事の記載内容は、2019年9月現在の法令・情報等に基づいています。

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この記事を担当した税理士

サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)

保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。

専門分野税理士、行政書士、MBA

経歴経理体制構築、経営計画サポート

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