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コラム

2020.11.25
テレワークによって経理事務の働き方は変わるのか

経理事務のテレワーク化でお困りではないですか?経理事務をテレワーク化したいが何から手をつけてよいか分からない。経理事務をテレワーク化することでコミュニケーションに支障が出るのではないかと不安。そもそもなぜテレワークを導入するべきなのか目的を知りたい。

経理事務をテレワーク化したいが何から手をつけてよいか分からない。

経理事務をテレワーク化することでコミュニケーションに支障が出るのではないかと不安。

そもそもなぜ経理でテレワークを導入するべきなのか目的を知りたい。

 

経理事務におけるテレワーク導入のステップとは?

経理事務のテレワーク導入には、事前の準備が重要です。

以下に経理事務のテレワーク化を成功に導くステップをご紹介致します。

 

Step1:テレワークの3つの形態を知る

そもそもテレワークとはどのような働き方なのか?

テレワークは英語の「tele = 離れた所」と「work = 働く」を合わせた造語です。テレワークを推進している一般社団法人日本テレワーク協会は「情報通信技術(ICT)を活用し、場所や時間を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義しています。

テレワークというと自宅での勤務を思い浮かべる方が多いかと思いますが、実は3つの形態があります。

①在宅勤務

在宅勤務は、自宅にPC、インターネット環境などを整えて行う勤務形態です。

②モバイル勤務

モバイル勤務は、ノートPCやタブレットなど持ち運びが簡単な端末を利用して、カフェ、シェアオフィス、移動中など場所に関係なく業務に従事する働き方です。

➂サテライトオフィス勤務

サテライトオフィスは、本社や本部の遠隔の地に設置した就業用の施設のことです。通勤ラッシュを避けたルートに設置される場合と従業員が住む自宅近くに設置する場合の2つがあります。

 

Step2:経理事務に適切なテレワークの形態を選ぶ

それでは、経理事務には上記3つの内、どのテレワークが最適でしょうか?

経理事務は、会社の経営に関わる重要な情報を扱うので、セキュリティ上、モバイル勤務はあまり現実的ではないと言えます。

サテライトオフィスの設置は、従業員にとって、通勤の負荷が減るというメリットがありますが、会社にとっては、家賃負荷が発生します。

在宅勤務は従業員の自宅にPCや通信環境を整えるという初期費用がかかるものの、会社にとっては追加の家賃負担がかからないため、継続的な導入がしやすいと言えます。しかしながら在宅勤務は、オンとオフの切り替えが難しいなど、自宅で仕事をすることならではのストレスが従業員にかかります。そこで日によって在宅勤務とオフィス勤務にするなど導入の工夫が必要です。

 

Step3:文書を電子化する

経理事務をテレワークにする際、最初のハードルとなるのが、紙ベースの資料が多いということです。サテライトオフィスを導入する場合は、紙の書類を物理的に移動させれば良いので、特に電子化の必要はありません。

しかしながら、在宅勤務の場合は、リモートにいる従業員と資料を共有できるようにデータ化しておく必要があります。過去の資料は膨大な量があると思いますので、スキャン代行サービスを利用するか、もしくは一時的にパートなどのスタッフを採用してPDF化を行うことが効率的だと言えます。

 

Step4:チャットツールを導入する

チャットツールとは、テキストでのメッセージだけでなく、タスク管理、電話会議、ファイル送受信・共有などの機能を持ったコミュニケーションツールです。インターネット環境があれば、PC、スマートフォン、ノートパッドなど様々な端末からアクセスできるので、テレワークにおけるスピーディーなコミュニケーションには必須のツールと言えます。

更にチャットツールでは、メンバーをグループ化し、プロジェクトに関わるメンバー同士での情報共有を簡単に行うことができるので、テレワークでも多拠点にいるメンバーと円滑なコミュニケーションが取れます。

代表的なものにChat work、slack、Line workなどがあります。

関連記事はこちら:『コミュニケーションにおいて煩わしさを感じたことはありませんか?チャットツールの活用でコミュニケーションの効率化を図りましょう!』

 

経理事務にテレワークを導入する目的とは

以下は経理事務に限らず、テレワークを実際に導入した企業のアンケート結果(令和元年:総務省調べ)です。その結果から経理事務にテレワークを導入する目的を考えてみたいと思います。

※出典元:総務省『令和元年通信利用動向調査の結果』を元に弊社にて作成(n= 4,587企業)

 

このようにテレワークの導入は、コロナ禍における一時的な施策ではなく、7割以上の企業が業務の効率化、または働き方改革といった長期的な施策として導入していることが明らかになりました。

経理においても、テレワークの最適な導入ができれば、働き方が改善され、生産性が向上することが見込めます。特に経理は今後も暫く人材不足が続くと言われています。経理においてテレワークを導入し、多様な働き方を提供することで、優秀な人材を確保し、流出を防止することができます。

これを機に、経理におけるテレワーク導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

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この記事を担当した税理士
サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)
保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。
専門分野税理士、行政書士、MBA
経歴経理体制構築、経営計画サポート
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