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2023.10.25

【税理士事務所が解説】最近よく聞くクラウド会計とは？メリット・デメリットを解説

☑クラウド会計とは何かそもそもよくわからない。

☑インストール型のソフトとの違いを知りたい。

☑クラウド会計に切り替えたいけれども何から始めてよいかわからない。

最近、テレビCMなどでも「クラウド会計」という言葉をよく聞くようになったかと思います。ですが「今更クラウド会計が何か聞けない・・」「そもそも『クラウド』とはどのような仕組みかわからない・・・」と思われる方もまだ多くいらっしゃるのではないでしょうか？そこで今回のコラムでは、クラウド会計とそのメリット・デメリットを解説致します。

そもそもクラウド会計とは？従来の会計ソフトとの違い

『クラウド』とは一言でいうと「ユーザーがソフトウェアを持たなくても、インターネットを通じて必要な時に必要な分だけサービスを利用できるシステム」のことです。日常的に使っているLINEなどのチャットツールやGmailなどのメールサービスも『クラウド』型のサービスです。
それでは、『クラウド会計』と従来の会計ソフトは何が違うのでしょうか？従来の会計ソフトは、ソフトウェアを購入し、パソコンにインストールして利用するのが一般的でした。一方、クラウド会計では、サービス提供会社に対して定額使用料（月額もしくは年額）を支払うことで、インターネット経由で利用できるサービスです。

クラウド会計の５つのメリットとは

なぜ近年、クラウド会計に切り替える企業が急速に増えているのかというと、クラウド会計にすることで、以下のようなメリットがあるためです。

1．インターネット環境があればどこでも利用できる
ネット環境と接続できるパソコン、タブレット、スマートフォンなどの端末があれば利用できるため、外出先でも確認・操作をすることができます。更にスマートフォンのアプリからもアクセスできるため、パソコンがなくても利用でき、新たに対応した機器を導入する必要もありません。

２．最新のソフトが常に利用できるので法改正にも対応可能
従来の会計ソフトでは、法改正があるたびに再インストールをユーザー側でする必要がありました。それに対してクラウド会計の場合、改正内容に対応した新しいバージョンにサービスを提供している企業側が更新をします。そのため、クラウド会計ソフトは常に最新バージョンにアップデートされた状態でインターネット上にあるため、ユーザー側で対応する手間がかかりません。

３．記帳の手間を大幅に削減できる
クラウド会計の機能は各社ソフトによって異なりますが、それぞれ記帳の様々な手間を軽減してくれる機能が多くついています。例えば、クラウド会計ソフトによっては、現金でやり取りした場合でも、領収者や請求書などを写真に撮影すると、データ化して自動で仕訳・記帳してくれるものもあります。特に銀行口座やクレジットカードなどのデータと連携して、自動で仕訳・記帳してくれる機能は、記帳の手間を大幅に削減してくれます。
更に最近では、AIによる勘定科目の学習・提案機能を搭載しているものや、AIチャットボット機能を搭載しているものもあり、経理の知識がそんなにない方でも使えるようなサポートシステムを備えたクラウド会計ソフトも増えてきています。

４．複数人で同時に利用することができる
従来のインストール型だと、ライセンスの制約があり、1台のパソコンに1つのソフトをインストールして使わなければなりません。そのため、経理担当者が複数名いる場合などは、同時に入力や確認作業をすることができません。その点、クラウド会計だと、経理担当者が使用していたとしても、経営者が必要なタイミングでデータを確認するなど、複数人でデータを確認することが可能です。
特に顧問税理士がいる場合、ブラウザで常に最新のデータをお互いに確認できるため、コミュニケーションもより円滑になります。

５．会計データをバックアップする手間と無くすリスクが軽減される
従来のインストール型のソフトだと、バックアップを他の端末に定期的に取って保管するという手間がかかっていました。ですが、クラウド会計ソフトに入力したデータは、インターネットを通してクラウド会計サービス事業者のサーバーに保存されるため、サービスの利用者側でデータの保存を行う必要がありません。そのため、端末が壊れて、会計データが消えるというリスクも軽減されます。

クラウド会計のデメリットとは

このように業務を大幅に効率化することができるクラウド会計ですが、以下のようなデメリットがあることも事実です。

1．定額費用がかかる
インストール型の会計ソフトは、消費税変更時などバージョンアップが必要な場合を除いて、最初の購入時以外に費用がかかることはありません。一方、クラウド会計の契約方法は、月契約または年契約が一般的でランニングコストがかかります。また、クラウド会計サービスによっては、決算書まで作成できるものと、別途契約が必要なものがあるので、価格の比較も重要です。

2．インターネット環境に依存
クラウド会計は、インターネット環境があればどこでも使えるのがメリットですが、それがデメリットでもあります。例えば、インターネット接続が不安定な環境や、建物の工事・点検などで回線が使えないという状況、インターネット回線のトラブルが発生している場合は、作業が停滞してしまいます。

3.　セキュリティ面の不安
インターネット環境があれば、PCやスマートフォンなど多様な端末からデータを入力できるという利便性故に、セキュリティ面でやや不安があります。例えばIDとパスワードが流出し、アカウントに部外者がアクセスするというリスクが考えられます。
もう一つのセキュリティ面での不安は、サーバー攻撃です。入力されたデータは、クラウド会計を提供しているサービス会社のサーバーに保存されていますが、万が一サーバーが攻撃を受けた場合、情報が流出してしまうリスクがあります。もちろん、クラウド会計を提供する会社は、厳重なセキュリティを設けていますが、リスクが全くないという訳ではありません。

4．税理士・会計士がクラウド会計に対応していない場合がある
クラウド会計ソフトは比較的新しいサービスのため、税理士・会計士によっては、クラウド会計に対応していない導入サポートを行っていない場合もあります。

インストール型とクラウド型の会計ソフト：どちらが良い？

クラウド会計のメリットとデメリットをお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか？
現在、インストール型のソフトをお使いでしたら「クラウド会計で効率化できそうなことは分かったけど、コスパは良いのかな・・・？」、「クラウド会計の利便性は本当に高いのだろうか・・・？」と思われるかもしれません。
そこで、インストール型とクラウド型の特徴を以下にまとめてみました。

【インストール型・クラウド型会計の比較】

種類	インストール型	クラウド型
料金	買い切り（パッケージorインストール購入）	継続課金制
インターネット環境依存度	インターネット環境に左右されない	インターネット環境がないと使えない
バージョンアップ	手動（別途料金がかかる場合がある）	自動（無料）
利用可能デバイス	基本PCのみ	PC・タブレット・スマホなど様々なデジタル端末に対応
利用デジタル端末数の制限	あり（基本1PC１ソフト）	なし（アカウントごとの契約）
ハードディスク容量	PCにインストール（多大な容量を使う）	低容量（クラウド会計サービス会社のサーバーで管理）
Windows/Macへの対応	各ソフトに対応したOSのみ	Windows/Macに関係なく使用可能

確かに、利用する会計ソフトを変更すると、一から使い方に慣れなければならず、最初は負担に感じるかもしれません。とは言え、クラウド会計を使えば、リモートや隙間時間でも作業が可能になり、業務効率を格段に向上することができます。
ですが、「自分では何から始めて良いか分からない・・・」という方は、クラウド会計導入支援サービスを受けることをお勧め致します。

＞関連コラムはこちら「コロナ禍の今、クラウド会計ソフトの活用は必須！インストール型会計ソフトとの違いを解説！」

クラウド会計の導入でお困りでしたら、お気軽にご相談ください

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この記事を担当した税理士

サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)

保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。

専門分野税理士、行政書士、MBA

経歴経理体制構築、経営計画サポート

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