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コラム

2018.07.24
経理精算の不正事例と対策方法を伝授!

なぜ経費精算の不正が起きるのか?

本来経費精算不正はあってはならないものですが、以下のような理由から起こりかねません。

・少しでも得をしたいという社員がいる。

・会社の経理担当者も黙認する風習がある。

・社内でのシステム化したチェック機能がない。

経費精算の不正を無くすために経理に求められていることとは?

経費精算の不正を無くすためにはまずは経理部でチェック機能を徹底し、申請内容の正確さを見極めるよう徹底することが重要です。

ポイントとしては以下があります。

・領収書が接待費として妥当か(参加者、参加人数)

・交通費が業務の中での利用であるか

特に営業担当者など、接待費や交通費などが発生しやすい職種ではその正当性の見極めが重要となります。

経費精算の不正を防ぐ体制を整える

経費精算の不正を防ぐには、経理担当者の良識や能力によるところもありますが、経費精算の不正が起こらないような社内体制を整えることが重要です。

以下のような施策が考えられます。

1.旅費・交通費の明確な支出方針を決め従業員と共有する

旅費や交通費において、「時間や乗り換えよりも、一番安いルートで精算すること」「たとえ、一番高いルートが早く乗り換えが少なくても、事前の相談がない場合は、安いルートでしか精算できない」など明確なルールを従業員に徹底することです。

2.経営層や管理職に説明責任を意識させる

経営層や管理職からも支出方針を部下に伝えてもらうことと、普段の承認において、疑問点があったら経費精算の目的を聞いてもらうよう徹底することが重要です。

そのことで、経理がチェックをする手間を省くことができます。

3.経費精算ツールの導入

企業規模と予算感によって導入が厳しい場合もあるかもしれませんが、経費精算ツールやシステムの導入というのも一つの選択肢です。

ツールによって異常値を確認しやすくなるので、不正を見つけやすくなります。

また不正の起こりやすい交通費精算において、最も安い交通費を自動的に計算してくれるものもあります。

ツールの導入は不正を防ぐという目的もありますが、経理担当者の領収書のチェックなど負荷を軽減してくれるという効果もあります。

また社内的にも監視システムがあるということを知らせることで、不正を起こす気持ちを防止する効果が期待できるでしょう。

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この記事を担当した税理士
サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)
保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。
専門分野税理士、行政書士、MBA
経歴経理体制構築、経営計画サポート
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