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2020.04.27

コミュニケーションにおいて煩わしさを感じたことはありませんか？チャットツールの活用でコミュニケーションの効率化を図りましょう！

☑相手の状況が分からないので電話をかけづらい。

☑メールでのコミュニケーションは手間がかかる。

☑チャットツールを導入したいがメリット・デメリットが分からず不安を感じる。

働き方改革の推進、新型コロナウィルス感染症拡大の影響により、テレワークが進む中、コミュニケーションに煩わしさを感じている方も多いのではないでしょうか？一方、『アフターコロナ』においてもテレワークを原則化した企業も出てきました。

テレワークでもコミュニケーションが上手くいっている企業の多くが活用しているのが、チャットツールです。

そこで今回は、チャットツールをご紹介したいと思います。

チャットツールとは

チャットツールとは、テキストでのメッセージだけでなく、タスク管理、電話会議、ファイル送受信・共有などの機能を持ったコミュニケーションツールです。インターネット環境があれば、PC、スマートフォン、ノートパッドなど様々な端末からアクセスできます。代表的なものにChat work、slack、Line workなどがあります。

チャットツールのメリット

まず、チャットツールを導入するメリットをご紹介したいと思います。

・スピーディーなコミュニケーションが可能
インターネット環境があれば、場所を選ばずにいつでも最新の状況を確認することができます。更にアプリがあるので、タブレットやスマートフォンにダウンロードしておくことで、メッセージやアップデートを直ぐに確認することができ、レスポンスをスピーディーに行うことができます。

・情報共有を効率化できる
メンバーをグループ化することができるので、プロジェクトに関わるメンバー同士での情報共有を簡単に行うことができます。更に、メンバーの追加や削除も簡単に行うことができるので、管理が簡単です。

・進捗状況を共有できる
グループ内でタスクを設定して、進捗状況を可視化し共有することができるので、フォローが必要かどうかの把握がしやすいです。

チャットツールのデメリット

このように導入メリットが高いチャットツールですが、デメリットを理解しておくことも重要です。

・大事な情報が埋もれてしまう可能性がある
チャットツールでは、気軽にやり取りできる分、コミュニケーション量が増える可能性があります。大事な情報は、別途メモを取っておく、もしくはピン留めをしておくことが重要です。

・関係者全員が同じツールを使用する必要がある
チャットツールは、プロジェクトに関わる人、全員が導入しなければ意味がないので、社内やお客様などの関わる人達の合意を得るまでに調整と時間が必要となります。

チャットツールとEメールの比較

次にチャットツールとEメールを比較したいと思います。

・気軽にコミュニケーションがとれる
Eメールではいちいち宛名や定型的なやり取りを含める必要がありますが、チャットツールでは、SNSのように気軽にやり取りができ効率よくコミュニケーションをとることができます。

・プロジェクトごとの管理がしやすい
メールだと件名などから、プロジェクトに関連したものを検索する必要がありますが、チャットツールでは、プロジェクトごとにグループを作ることで簡単に管理ができます。

・相手も同じチャットツールを使用することが前提条件
メールだと、送信者と受信者が異なるメールソフトやツールを使用していても、互いに送受信することができますが、チャットツールではコミュニケーションをとる相手が同じツールを使用していることが前提条件となるので、先に述べたように導入には社内及び関係者の同意を得なければなりません。更に、グローバルにコミュニケーションをとる場合は、英語など共通言語のインターフェイスを提供しているツールを選択する必要があります。

このようにチャットツールには、デメリットがあるものの、コミュニケーションを効率化でき、生産性を高めることができるというメリットがあります。今後、テレワークが続くことが想定される中、ツールをまだ導入されていない企業様は、コミュニケーションの効率化に是非、チャットツールをご検討ください。

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この記事を担当した税理士

サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)

保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。

専門分野税理士、行政書士、MBA

経歴経理体制構築、経営計画サポート

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