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副業・個人事業主のための経費管理入門｜税理士監修・Excelでできるシンプル管理術

厚生労働省が2018年に「副業・兼業の促進に関するガイドライン」を公表して以降、日本では複数の収入源を持つ働き方が広く受け入れられるようになりました。副業で得た経験を本業に活かしたり、キャリアの幅を広げたり、独立につなげるなど、前向きな選択肢として捉える人も増えています。

一方で、物価上昇や賃金の伸び悩みを背景に、生活のために副業を始める人が増えているのも現実です。終身雇用の変化や早期退職制度の広がりも重なり、リスクヘッジとして複数のキャリアや収入源を持つ価値観が急速に浸透しています。

こうした流れを受け、政府は2027年に向けて企業へ「副業を禁止しない体制づくり」を求める方針を示し、働き方の多様化はさらに進んでいます。その一方で、「副業に興味はあるけれど、個人事業主になったら経費管理が不安」「会計ソフトは難しそうだから、まずはExcelで始めたい」といった声も多く聞かれます。

そこで本コラムでは、税理士監修のExcelテンプレートを使った経費管理の方法をわかりやすく解説します。「手書きは面倒」「会計ソフトはハードルが高い」と感じている方でも、今日からすぐに始められる実践的な内容です。

経費管理とは：３つの目的

そもそも「経費」とは、交通費・交際費・消耗品費など、事業を行うために必要な支出のことを指し、所得税法では「必要経費」と呼ばれます。

「経費管理」というと、領収書の整理や計算といった作業的なイメージが強いかもしれません。しかし、経費管理には次の3つの重要な目的があります。

利益の最大化

経費管理が適切に行われていなければ、月次・年次の正確な利益を把握することはできません。企業や個人事業主が利益を高めるためには、どの支出が必要で、どこにムダがあるのかを把握することが不可欠です。

さらに、当期の経費が正しく整理されていれば、来期に必要な資金や投資額を予測でき、計画的な経営判断につながります。経費管理は単なる事務作業ではなく、利益を最大化するための重要な経営活動です。

節税対策

個人事業主は、事業所得に応じて5〜45％の所得税が課されます。事業所得は次の式で計算されます。

事業所得 ＝ 総収入 − 必要経費 − 各種控除

同じ収入でも、必要経費が適切に計上されていれば事業所得は下がり、結果として税負担を抑えることができます。

ただし、経費として認められるかどうかは、「売上との結びつきを説明できるか」が基準になります。根拠のない経費計上は、税務調査で否認され、追徴課税などのペナルティにつながることもあります。

>関連記事はこちら『『申告漏れ』、『所得隠し』、『脱税』の違いとは？』

確定申告

会社員の場合、所得税は給与から天引きされ、年末調整で過不足が精算されるため、自分で確定申告をする必要はありません。

一方、個人事業主は、1年間の事業所得を自分で計算し、確定申告を行う必要があります。

・対象期間：1月1日〜12月31日
・申告期間：翌年2月16日〜3月15日

事業所得は「総収入 − 必要経費」で算出され、青色申告の場合はさらに特別控除が適用されます。つまり、確定申告を正しく行うためにも、日々の経費管理が欠かせません。

＞関連記事はこちら『【確定申告ってなに？】初心者でもわかる確定申告の基本を解説！』

必要経費に計上できる項目と該当する勘定科目

勘定科目とは、取引で発生するお金の流れを性質ごとに分類して管理するための項目です。個人事業主が確定申告で必要経費として計上できる主な項目は次のとおりです。

まずは、個人事業主が経費として計上できる主な項目を押さえておけば十分です。以下の表で、どの支出がどの勘定科目に該当するかを確認してみましょう。

どの勘定科目であっても、「事業のための支出であること」が絶対条件です。個人事業主自身の私的な支出は経費になりません。

また、売上との関連性を説明できない支出を経費として計上すると、税務署から否認され、追徴課税などのペナルティを受ける可能性があります。

経費は使えば使うほど得になるものではなく、事業との因果関係が明確であることが最も重要です。

経費管理に必要な帳簿をExcelで作成する方法

経費管理に必要な主な帳簿は「経費帳」と「現金出納帳」です。それぞれの役割と記入例、そして税理士監修のテンプレートを紹介します。

経費帳

経費帳は、仕入以外の費用を記録するための帳簿です。勘定科目ごとに、取引の日付・金額・内容を整理して記載します。

Excelで簡単に作成でき、レシートや明細を見ながら入力するだけで管理が可能です。入力例は次のようになります。

現金出納帳

現金出納帳は、日々の現金の入出金を記録し、現金残高を把握するための帳簿です。 現金を扱う機会がある個人事業主にとって、正確な残高管理に欠かせません。

入力例は次のようになります。

帳簿を作成する際に参照したレシートや領収書は、5年間の保存義務があります。 捨てずに必ず保管しておきましょう。

経費管理を効率化するExcel活用のポイント（テンプレート付き）

Excelで経費管理を行う際のポイントは、できるだけ手入力を減らし、効率化することです。

・ドロップダウンリストを使い、よく使う文言を選択式にする
・日付形式や通貨形式を列ごとに設定しておく
・入力ミスを防ぐために、セルの書式や入力規則を活用する

これらを設定しておくことで、毎日の経費入力が格段にスムーズになります。

自分でExcelを設定するのが面倒な方は、税理士監修のテンプレートをそのまま使うのがおすすめです。

『経費帳』のExcelテンプレート無料ダウンロードはこちら　

『現金出納帳』のExcelテンプレート無料ダウンロードはこちら

必要な項目がすべて揃っているので、今日からすぐに経費管理を始められます。

専門業者による記帳代行という選択肢

経費はExcelでも十分管理できますが、パソコン環境が整っていない場合や、入力作業を後回しにしてしまう場合、どうしても経費入力が溜まりがちになります。 特に、複数の帳簿へ入力する必要があるため、時間と手間がかかるのが実情です。

その一方で、 「経費管理ソフトは、バージョン確認や更新が面倒」 という声も少なくありません。こうした悩みを解消する方法としておすすめなのが、クラウド会計の導入です。

クラウド会計は、ブラウザからIDとパスワードでアクセスする仕組みのため、インターネット環境さえあれば、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなど、さまざまな端末から入力できます。 隙間時間に経費を記録できるので、領収書やレシートが溜まってしまう状況を防ぐことができます。

さらに、クラウド会計は自動で最新バージョンに更新されるため、以下のようなメリットがあります。

• ・更新作業の手間が不要
  ・常に最新機能を利用できる
  ・法改正への対応がリアルタイムで反映される

特に、電帳法やインボイス制度など、近年頻繁に改正される会計関連の法対応も自動でアップデートされるため、ユーザー側がいちいち情報収集して焦る必要はありません。

>関連記事はこちら『自社で記帳するvs記帳代行を依頼する、どちらがお得か徹底比較』

よくあるご相談と解決事例

中央区日本橋経理代行サービスには、クラウド導入や記帳代行に関するご相談を多くいただいております。 ここでは、実際に弊社へご相談いただいた内容と、その解決事例をご紹介いたします。

クラウド会計を導入したいが、どこから始めればよいかわからない

ご相談内容： 「クラウド会計を使いたいが、初期設定や科目登録など、何から手をつければよいかわからない」というご相談をいただきました。

解決事例： 現状の経理フローを丁寧にヒアリングし、最適なクラウド会計ソフトを選定いたしました。 その後、初期設定・科目登録・口座連携まで弊社がサポートし、翌月からスムーズに運用できる状態に整備いたしました。

領収書が溜まりすぎて経費入力が追いつかない

ご相談内容： 「忙しくて領収書が溜まってしまい、経費入力が後回しになってしまう」というお悩みをいただきました。

解決事例： 領収書の整理方法をお伝えし、クラウド会計のスマホ撮影機能を活用できるよう設定いたしました。 隙間時間で入力できる仕組みが整ったことで、月次の経費入力が大幅に効率化されました。

現在契約している税理士がクラウドに対応していない

ご相談内容： 「税理士は変更したくないが、クラウド導入と経理代行だけお願いしたい」というご相談をいただきました。

解決事例： 税理士契約はそのまま継続しつつ、クラウド導入サポートと記帳代行のみ弊社が担当いたしました。 クラウド化によって経理の見える化が進み、税理士とのやり取りもスムーズになったとご評価いただいております。

経理代行を依頼したいが、どこまで任せられるのか整理できていない

ご相談内容： 「何を依頼すべきか自分では整理できていない」というご相談をいただきました。

解決事例： 現在の業務内容を一緒に棚卸しし、必要な作業だけを切り出して代行いたしました。 依頼範囲が明確になったことで、経理負担が大幅に軽減され、安心してお任せいただいております。

経費管理に関するよくある質問

以下に経理に関するよくある質問をまとめました。

Q. 経費はどの勘定科目に分類すればよいですか。

支出の内容に応じて、水道光熱費・消耗品費・通信費など、性質に合った科目を選びます。迷う場合は、売上との関連性で判断します。

Q. 自宅で仕事をしている場合、光熱費はどのように按分しますか。

仕事で使用している割合を合理的に見積もり、一般的には2〜3割程度を経費として計上します。

Q. 領収書やレシートはどれくらい保存する必要がありますか。

原則5年間の保存が必要です。紙のままでも電子保存でも構いませんが、後から確認できる状態で保管します。

Q. 現金出納帳には何を記録すればよいですか。

現金の入金・出金を日付順に記録し、残高が正しく把握できるようにします。少額の現金支払いも漏れなく記録します。

Q. Excelとクラウド会計の違いは何ですか。

 Excelは手入力が中心ですが、クラウド会計は自動連携やスマホ入力ができ、法改正にも自動対応します。どちらが適しているかは、業務量や環境によって異なります。

経理の負担が大きくなっていませんか

貴社では、記帳業務を含めた日々の経理作業に負担を感じていないでしょうか。 経理担当者の不足や業務量の増加により、 「本業に集中したいのに経理に時間が取られてしまう」 「正確な財務情報を把握したいが、入力作業が追いつかない」 「間接部門のコストを見直したい」 といったお悩みを抱える企業は少なくありません。

経理体制の見直しや、クラウド会計の導入、記帳業務の整理など、 どのような段階からでもご相談いただけます。 まずは無料のご相談をご活用いただき、現在の状況や課題を一緒に整理してみませんか。

また、中央区　日本橋の経理代行サービスについては、こちらより詳細をご確認いただけます。

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