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2020.07.20

経費精算に忙殺されていませんか？ 業務フローの見直しと最新のITツールを活用し、経費精算の忙殺から解放されましょう！

☑経費精算の手入力が非常に面倒な上、効率が悪い。

☑経費精算の業務フロー効率を改善したいが、どこから手をつけてよいか分からない。

☑経費精算にITツールを活用し効率化したいが、導入方法が分からない。

従来の経費精算における効率の問題点

従来の経費精算では、申請者がExcelなどの書式に記入し申請、上長が承認、経理部門で処理というフローが一般的です。この場合、経理担当者は締め日に大量の経費精算処理をしなければならず効率が良いとは言えません。また従業員の記載漏れがある場合、それを逐次確認したり、申請された交通費の整合性をインターネットで確認するといった作業が発生します。更に経費精算の申請が遅れて締め日を過ぎてから経理に回ってくるというケースも多いかと思います。

特に営業職が多い企業であればあるほど、接待や交通費などの経費精算が多く、上記の経費精算処理フローでは、経理担当者にとって非常に時間がかかる効率の悪い業務になっているかと思います。更に営業職は社外にいることが多いため、経費精算はついつい締め日の前に慌ててまとめて行う面倒な作業となっていることが多く、記入漏れやミスが多くなる可能性が高い状況になっていることでしょう。

このように従来の経費精算の問題点は、精算の申請がリアルタイムではなく、まとめて行われるため、申請者にとっても、経理担当者にとっても、締め日に過剰な業務負荷がかかっているという効率の悪さにあります。

経費精算業務フローの見直し方

経費精算の効率化を図るには、まず業務フローの現状課題を洗いだすことが重要です。とはいっても、経費精算のフローを見直したいけれども、日々の業務に追われて手がつけられないということがあるかと思います。

時間を割いてでも、関連メンバー全員でアイデアを持ち寄り、課題を洗い出して話し合う機会を設けることが重要ですが、現状のやり方が面倒だと感じていても、変えるにはマンパワーが必要です。そこで、社内の限られたリソースだけで解決しようとするのではなく、外部の専門家に相談するということも選択肢の一つです。

例えば、経理業務を効率化する方法の一つに、記帳・経理代行サービスの活用がありますが、事業者によっては、経費精算を含めた業務フローの効率化から見直しをしてくれるので、そのような外注先をパートナーとして選ぶことで費用対効果を高めることができます。

最新のITツールを活用し経費精算の効率化を図る

先にご紹介したように、経費精算を含め経理業務を効率化するには、記帳・経理代行サービスにアウトソーシングをするという方法があります。

アウトソーシングをすることで、パートや派遣などの人件費や従業員の残業代を削減することが見込めますが、依頼の仕方によっては外注費の方が高くなってしまうという本末転倒な状況になることも考えられます。

そこでお勧めしたいのが、クラウド会計導入による経費精算の効率化です。クラウド会計だと、インターネット環境があれば、PCだけでなく、タブレットやスマホなど様々なデジタル端末から経費精算を入力することができます。

更に、クラウド会計は、カード明細や交通系ICカードの自動読取、レシート入力が自動化されているので、手入力でしていた作業時間が大幅に削減され効率化が図れます。更に、自動読取機能により、手入力によるミスを防ぐことができます。クラウド会計は、処理をする経理担当者だけでなく、経費の申請者にとってもメリットがあります。例えば営業担当者でしたら、領収書を締め日までため込むことなく、移動中の隙間時間で入力できるので、経費精算を効率よく行うことができます。

このように最新のITツールであるクラウド会計を導入することで、業務フローを改善し、経費精算の忙殺から経理担当者だけでなく、申請者も解放されます。

更に、クラウド会計は、従来の経理ソフトのように特定のPCにインストールするのではなく、ブラウザからIDとPWを使いログインして利用するので、インターネット環境さえあれば多様なデジタル端末からアクセスできます。経理におけるリモートワークが可能になるので、昨今の働き方改革、感染症対策といった観点からも、クラウド会計の導入を検討されることをお勧め致します。

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中央区日本橋経理代行サービスでは、貴社に合わせたクラウド導入による経費精算業務効率化のお手伝いをしています。

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この記事を担当した税理士

サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)

保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。

専門分野税理士、行政書士、MBA

経歴経理体制構築、経営計画サポート

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