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2023.03.01

経費の領収書をなくした場合の対処法

☑領収書をなくしてしまった。

☑どうしても見つからない領収書がある。

☑領収書がそもそもない場合はどうしたらよいかわからない。

本業が忙しく、ついつい領収書や経費の管理が煩雑になっているという方も多いのではないでしょうか？
「領収書」は確定申告をする際に、業務に関連した経費として処理するための重要な証拠となります。領収書がない場合、架空の経費計上による脱税行為として捉えられ費用として認められず、追加で課税されることもあります。ですので、領収書はなくさないできちんと管理することが基本ですが、万が一なくしてしまった場合の対処方法と、そもそも領収書がない経費についてはどのように証明すればよいかを今回はお伝え致します。

そもそも領収書は再発行してもらえないのか？

「手っ取り早く領収書を再発行してもらいたい」と思われる方も多いかもしれません。領収書の再発行を依頼できる可能性が高いのは以下の２つの場合です。

・長い付き合い、もしくは信頼関係のある取引先の場合
・高額な取引の場合（法人名・屋号、金額などの詳細が記録されている可能性が高いため）

領収書がなくなるのは、管理不足によるものですので、再発行の依頼をするのは、企業としてあまり良い印象ではありません。ですが、再発行をしてもらえるのであれば依頼をするという方法を取るのも良いでしょう。
それでは、上記に該当しないのは、どのような場合でしょうか？
例えば一般の店舗では、取引が多く個々の取引と個人を特定することが難しいため、領収書を再発行してくれる可能性はかなり低いです。特にレシートが領収書となるコンビニや郵便局などでは、再発行してくれる可能性はほぼないと言えます。
それでは、次に領収書がない場合の代わりとなるものを具体的にご紹介します。

領収書の代わりとなるもの

領収書の代わりとなるものは、大きく分けて以下の２つがあります。

それぞれを詳しく説明致します。

明細などを証憑にする場合

領収書をなくしてしまった場合、取引の内容がわかる明細を“証憑”にすることができます。「“証憑”とは、そもそも何？」という方のために、、、、。「証憑」は「しょうひょう」と読み、何らかの取引があったことの真実性・正当性を証明するための書類全般を指します。証憑には契約書など「企業取引を履行する上でのトラブルを回避する」役割と、納品書など「税務処理の根拠となる」という役割があります。以下にご紹介する証憑は、「領収書の代わりとなって取引を証明する書類」ですので、当然のことながら後者の「税務処理の根拠となる」役割を果たす証憑になります。

・クレジットカードの利用明細
クレジットカードの利用明細は、法人カードの利用履歴であれば、業務上利用したという証明になります。毎月郵送で届くもの、もしくはWebサイトからプリントアウトすることで証憑にできます。

・電子マネーの支払明細
電子マネーは、Webサイト上で利用明細を確認することができます。Webサイトで確認後、印刷して証憑にできます。

・ATMの振込明細
支払いがATMからの銀行振込であれば、その明細も証憑とできます。ただし、振込の記録だけでは、経費として計上する証明としては不十分です。請求書がある場合は、振込明細書と一緒に保存しておくことが望ましいです。もし請求書がない場合は、支払いの目的や購入した商品・サービス名などを、経費として計上する際に、摘要欄に内容を記載しておきましょう。

・請求書、納品書、メールなど
領収書がなくても請求書や納品書があれば、証憑にすることができます。また、取引先とのメールに金額、商品・サービスの明細が書かれていれば、プリントアウトをして経費の証明とすることができます。

以下の3つ*は、そもそも領収書がない場合の証憑です。

・公共交通機関のICカードの利用履歴*
公共交通機関は、利用履歴を印刷するなどして、電子マネーを経理処理する時には、必ず印刷することは、適切な経理処理をするためだけでなく、税務調査時の資料としても役立ちます。Suica、PASMOなどの利用履歴は、券売機や駅窓口などで印字このように、ビジネスとプライベート両方に同じ電子マネーを使用していると、経費の支払い履歴を帳簿に記帳する際に、手間が増えてしまいます。
帳簿付けの際に無駄な手間を増やさないためにも、ビジネス利用目的の電子マネーとプライベート利用目的の電子マネーを使い分け、お金の用途が明確になるようにしましょう。

・ETC利用料金の明細*
ETCカードを利用した場合は、料金所を通過してしまうため、当然のことながら領収書をもらうことができません。ですので、ETC利用明細を証憑として記帳し、確定申告することで経費計上することができます。利用明細は紙で送られてくる場合もありますが、環境への配慮からペーパーレス化・有料化が進んでおり、ウェブサイトやアプリで確認するのが一般的になっています。またクレジットカードと同様、ビジネス利用目的とプライベート目的のETCカードは分けておいた方が良いでしょう。

・招待状や案内状（慶弔関連）*
ご祝儀や香典は、領収書が出ませんので、招待状や案内状を証憑にすることができます。
原本に厚みがあり証憑としにくい場合には、コピーでも構いません。

出金伝票を起票する場合

「出金伝票」とは、事業を行っている者が現金を支払った際に起こす書類のひとつです。書式に規定はなく、税務署がチェックしても問題のない内容を備えていることが大切になります。一般的には、下記の画像のような市販のものが使われています。
先の図でお伝えしたように、出金伝票を起票する場合、支払に関する情報として『日付』、『支払先の名称』、『内容』、『支払の目的』が必要となります。

・取引先にふるまった自動販売機で購入した飲料代
自動販売機で購入した飲料代は、当然のことながら、領収書がでません。ですが、急な来客や、出先での取引先との打ち合わせで自動販売機で購入した飲料を振る舞うことがあるかと思います。そのような場合も出金伝票を起票することで経費として計上することができます。

・電車やバスなどのICカード乗車券

電車やバスを利用する際、PASMOやSuicaなどのICカードを使うことで、キャッシュレスで乗車することができるため、利便性が高く、仕事で利用している方も多いかと思います。
ICカードでの乗車はその都度、領収書が発行されません。ですが、利用履歴を駅でプリントアウトできますので、それを証憑とし、出金伝票に添付することで経費にすることができます。
頻繁に仕事でICカードを利用する方は、仕事とプライベートで使うものを分けておくと経費精算をスムーズに行うことができます。

領収書に関する注意事項

最後に、領収書に関する注意事項を２つお伝えしたいと思います。

仕入税額控除は領収書なしには原則できない

上記にご紹介した「領収書の代わりとなるもの」のはというのは法人税法や所得税法に関するる場合です。
消費税法が関わる仕入税額控除では、3万円以上の取引において領収書が原則必須となっています。
ちなみに、仕入税額控除とは、消費税を納める義務のある事業者が、仕入れにかかった消費税を差し引いて計算しても良いという制度のことです。
つまり、領収書がなくても経費として処理することはできても、3万円以上の取引の場合、仕入税額控除はできないので、注意が必要です。

領収書と出金伝票の保存期間

レシートや領収書の保存期間が、原則7年間というのはご存じの方も多いかもしれません。それと同様、出金伝票を経費精算として利用する際は、原則7年間は保管しておかなければなりません。また、明細や案内状などの証憑も同等に保管が必要です。
法人で『繰越欠損金の控除』適用を受けるなら、領収書の保管期間は10年です。『欠損金』とは、財務会計上の赤字のことを指します。そして、『欠損金の繰越控除』とは、赤字になった分を将来、課税所得が黒字となったときに繰り越して相殺できれば、その事業年度の法人税納税額を通常支払うよりも低く抑えることができるという制度です。現在の赤字によって、将来の黒字を相殺できるので、課税所得を減らし、法人税など納税額を減らすことができるというメリットがあります。

領収書の効率的な管理方法とは

領収書をなくした場合、もしくは発行されない場合の処理方法をそれぞれご紹介しましたが、お勧め致したいたいのは、そもそも領収書をなくして困ることがないような管理方法です。具体的には経理書類の電子保存による効率化です。今までも領収書の電子保存は可能でしたが、2022年1月の電子帳簿保存法改正により、要件が大幅に緩和され、領収書をスマートフォン等で撮影して保存したり、PDFの領収書を受け取っての保存するハードルが低くなりました。詳しく知りたい方は、以下の記事をご一読ください。

関連コラムはこちら「【2022年に備える！】バックオフィスのDX化は今がチャンス！電子帳簿保存法改正の波に乗ろう！」

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この記事を担当した税理士

サイバークルー会計事務所 代表 横山 禎一(よこやま ていいち)

保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。 退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。 この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。

専門分野税理士、行政書士、MBA

経歴経理体制構築、経営計画サポート

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