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試算表を早く出せたほうが良い理由とは

試算表は、総勘定元帳から数字を転記して作る集計表です。
試算表というと決算前に一度だけ作成すると思われている方もいるかもしれませんが、実は作る頻度は、試算表の種類、また会社の方針によっても異なります。
取引の多さによって月ごと、週ごとに試算表を作る企業もあります。

試算表の作成は手間がかかるため、必要になるまでついつい後回しとなっている会社も多いと言われています。

しかしながら、いざという時に「試算表が合わない！」ということのないように、試算表は定期的に作成することが望ましいでしょう。

そこで以下に、どのような時に試算表が必要で、なぜ早く出せた方がよいのか、その理由と解決策をお伝え致します。

試算表の種類と目的

試算表には、「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」の３種類があります。

①合計試算表

合計試算表は、勘定科目別に仕訳の合計を借方および貸方の取引総額を記入して作成された表です。

すべての勘定科目について、借方・貸方をそれぞれ集計するため、一定期間の間にあった取引のボリュームを把握することができます。

合計試算表は、決算日や月末日に作成するのが通常です。

各勘定科目の借方と貸方の合計が合わない場合は、以下のミスを確認することができます。

・仕訳時点で借方と貸方がバランスしていない
・仕訳帳の集計誤り
・転記ミス

②残高試算表

残高試算表とは、合計試算表の借方と貸方の差額計算を行い、会計期間の取引高の残高を表示します。

残高試算表では借方・貸方を合算した残高を記載するので、借方・貸方のいずれかにしか数字は記入されません。

そのため、残高がプラスかマイナスかを視覚的に捉えやすいというメリットがあります。
また損益計算書や貸借対照表などを作成するときにそのまま転記するのに便利なため、仕訳の検証というよりは、決算前に業績の全体像を把握するのに役立ちます。

残高試算表の借方と貸方の合計は一致するので、もし差異があれば以下の誤りがあるということが考えられます。

・転記ミス
・借方と貸方の残高計算の集計ミス

ただし、前段階の合計試算表に誤りがないことが確認できていれば、ミスを探すのは比較的簡単です。

➂合計残高試算表

借方合計と貸方合計、または借方残高と貸方残高のそれぞれが一致していない場合には、以下の間違いがあったことが確認できます。

・転記ミス
・計算等のミス

試算表を早く出せた方がよい理由とは

試算表を利用する場面は、多岐にわたり、経理業務だけでなく経営にも必要なため、早く出せた方がよいとされています。

試算表を使用するのは、主に以下の４つの目的です。

①仕訳や転記などの間違いを見つけるため

試算表は、仕訳帳から転記した総勘定元帳のデータが正しいかどうかを確認するために作成するチェックシートです。

仕訳や転記、計算上のミスなどがないかを確かめるために使うことができます。

②決算書の作成を正確かつ効率よく行うため

決算を確定する段階で、年間の取引を集計して残高を確認する作業が必要となりますが、その際に1年間の試算表を使って決算書を作成することができます。

試算表を作成する頻度は、月に1回、年に1回など企業ごとに任意で、特に決まりはありませんが、該当する一定期間の資産・負債、売上・経費、利益などが記載されます。

年に一度、決算時期にのみ確認をおこなう場合、どうしてもミスが起きやすくなってしまいます。
仕訳や転記にミスがあると、決算にもずれが生じることとなり、場合によっては大きな不利益を被ることになります。

そこで、ミスに早めに間違いに気づくためには、こまめに試算表を作り早く出せる状態にしておくことが望ましいでしょう。

➂経営状況を把握できるため

試算表は、期中に作成する仮の決算書のような書類です。
試算表があれば、会社の資産や損益を計算することができるため、経営改善に役立てることもできます。

自社の経営状態を確認し、経営戦略の作成や改善を速やかに行うためにも、試算表を早く出せることが重要です。

④資金調達に必要なため

銀行などの金融機関では、企業から融資の申し込みがあると、経営状態を確認し、融資の可否や金額などを決定します。
決算書に加え、月次で試算表を作成していると経理管理が行き届いているというアピールになり、金融機関から融資を得られる可能性が高まります。

また、試算表は補助金を申請する際にも必要になるので、普段から作成していれば「補助金の公募が始まった！」と慌てて準備をすることもありません。

このように会社にとって緊急性を要する資金調達の場面で、経営状態を明示する書類である試算表を早く出せないと会社の存亡に直結します。

試算表を早く出すための解決策とは

試算表の作成方法に特に決まりはありません。以下の3つが主な方法です。

①手書きで試算表を作成

試算表は手書きで作成しても構いません。
手軽で安価ではありますが、それぞれの金額を電卓で計算し、合計や残高を算出しなければならないので、取引数が多いと手間と時間がかかり転記ミスのリスクも高まります。

また、紙での管理だとファイルなどのスペースをとり、リモートでの経理業務が難しくなります。

②Excelで試算表を作成

Excelは使い勝手が良いように自分で表を作成でき、また金額を打ち込んで計算式を組めば、すぐに合計金額や残高も自動で自動で計算してくれるため、手書きよりはミスが発生するリスクと手間を省くことができます。

また専用の会計ソフトに比べると安価で導入することができます。

➂会計ソフト/クラウド会計を使って試算表を作成

会計ソフトやクラウド会計を使った場合、日々の取引を仕訳入力するだけで、仕訳帳から自動で試算表を作成してくれます。

仕訳表や総勘定元帳と紐付けられ、転記が自動で行ってくれるため、計算ミスや転記ミスが起きる心配がありません。

おすすめはクラウド会計を使った試算表作成

上記でもご説明したように、試算表は早く正確に出すことが求められます。
会計ソフトやクラウド会計は、上記3つの作成方法の中で最も導入コストはかかりますが、作成の手間にかかる時間と人件費を考えると一番効率の良い方法であると言えます。

それでは会計ソフトとクラウド会計を比較した場合、どちらを使って試算表を作成するのが良いのでしょうか？
会計ソフトは、PCにインストールして使用します。
そのため、試算表を作成する際に、特定のPCを使用しなければならない上、ソフトのアップデートがあった場合に対応しなければなりません。

しかしながら、クラウド会計を使用した場合は、ブラウザからIDとパスワードを使用してログインして作成するので、インターネット環境があれば、どのPCからも試算表を作成することができます。
また自動的にアップデートされるため、更新の手間もかかりません。

よって、試算表を早く出せる最良の方法として、クラウド会計をお勧め致します。

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