経理が退職しそう・・・何からするべきか税理士が徹底解説

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コラム

2024.10.30: 経理が退職しそう・・・何からするべきか税理士が徹底解説

☑経理担当が退職するのを阻止したい。

☑経理担当者に任せっきりだったためどうしたらよいかわからない。

☑すでに経理担当の退職により処理が滞ってしまっている。

最近、様々な企業の方とお打ち合わせをする中で、「経理担当が退職しそうで困っている…」というようなお話をお伺いすることが少なくありません。その背景には、インボイス制度や定額減税など近年の税改正により、経理担当者の負荷が増えているというような背景があるようです。特に中小企業の場合、経理担当者が一人しかいないという場合も多いため、会社経営において重要なお金の管理を担っている者の退職は大きな痛手となります。

そこで今回のコラムでは、経理が退職しそうな時の対処法をご紹介します。このような課題をお持ちの方は是非、以下の記事を参考にしてみてください。

1 経理担当が退職することによるリスク
2 経理担当が退職しそうな時の対処方法
3 クラウド会計に強い税理士にご依頼ください

経理担当が退職することによるリスク

そもそも、経理担当が退職することによってどのようなリスクがあるのでしょうか？　想定されるリスクには、以下の4つがあります。

1．経理業務が滞る

経理担当者の退職により、経理業務が滞ると、会社のお金の動きが把握できなくなり、請求書の発行や支払処理の不備が出る、月次決算が遅れるといったことが引き起こされる可能性があります。このように、社外向けの業務が滞ると、自社の信頼を失い、最悪の場合、取引に影響が出るということも考えられます。さらに、退職した経理担当の業務を、他のメンバーが一時的にフォローすることにした場合でも、残業や仕事量など業務負荷がかかり、さらなる退職につながってしまうというリスクもあります。

2．引継が上手くできない

経理業務は月単位でおこなわれる業務に加え、年次単位の業務もあるため、退職のタイミングによっては、年次業務を直接引き継げない可能性があります。さらに、経理担当者が退職するタイミングによっては、次の担当者に引き継ぐ時間が設けられないという状況になるかもしれません。
退職する前に、事前に引継ぎをして、退職後もスムーズに業務を行えるようにするのが理想ではあり、あるべき姿です。しかしながら、家庭の事情や、病などで突然退職することになった場合、引き継ぐ時間を取れない状況になることも少なくありません。
このように、引継が上手くできていないと、業務が滞ってしまうというリスクがあります。

3．属人化により業務が滞る

経理担当者が1名もしくは少人数の企業では、特定の経理担当者しか業務を把握していないということも起こりかねません。業務内容が明文化されず、特定の担当者しか把握していないケースがあります。いわゆる経理業務の「ブラックボックス化」です。ブラックボックス化された業務は、担当者が退職してしまうと、どこから手をつけていいのかわかりません。また、わからないまま業務を実行してしまうと想定外のトラブルを引き起こす恐れがあります。
このように前任者の業務内容が不明瞭な場合、ゼロから業務内容を整理するなどの追加対応が発生し、後任の担当者の業務負担がさらに増えることにも繋がってしまいます。

>関連記事はこちら：『経理担当が退職した!?生じるリスクと対策をプロが解説！』

経理担当が退職しそうな時の対処方法

経理担当が退職するのを防ぐには以下の４つの方法が考えられます。

1．退職を引き留める

「経理担当が退職しそう…」と感じたら、まず話し合いの機会を設けることをお勧めします。家庭の事情や、健康状態などやむを得ない事情であるならば仕方ありませんが、会社が対処をすることで、引き留められる可能性がある場合もあるからです。
例えば、人間関係が退職理由であれば、配置換えをすることで防ぐことができるかもしれません。また、給与面などの待遇の場合、双方が合意できる範囲であれば、改善することで引き留められる可能性があります。

2．経理担当者の募集をかける

経理担当が退職するということが確定しない内から採用をかける場合、タイミングを上手く図る必要があります。特に、採用には、募集から面接まで入れると最低1ヶ月程度かかります。
しかも、様々な職種において、人材不足と言われている中でも、経理人材は特に不足していると言われています。そのため、募集をかけても、なかなか応募がない、さらに応募があっても　能力や自社の社風とのミスマッチがあるという可能性もあります。経理人材に強い転職エージェントを使うことで、自社にあった経理人材を採用できる可能性が高まります。しかしながら、その場合、紹介手数料がコストとしてかかるため、せっかく採用した人材が短期間で辞めないように、前任者が退職する前に引継や受け入れ体制を整えておくことが重要です。

3．他部署から人員を異動させる

経理人員が辞めてしまった場合、他部署から従業員を異動させる、もしくは、経理業務を兼務してもらうという選択肢があります。もちろん、そのような方法が上手く行く場合もあります。しかしながら、経理業務に適正のない従業員をアサインしてしまった場合、業務が滞るだけではなく、その従業員の離職にもつながりかねません。中小企業では、そのような状況においてやむを得ず、社長自らが経理業務を担っている場合もあります。一時しのぎであるならば問題はないですが、経営という本業が疎かになる可能性があり、業績への影響が懸念されます。さらに、そのような状況が長く続くと体力面の負荷もかかってくるでしょう。いずれにしろ、このような対処法が上手く行く可能性はあまり高いとは言えません。

4．経理業務をプロにアウトソーシングする

経理担当が退職しそうな時の対処法として、一番にお勧めしたいのが、経理業務を外部の「記帳・経理代行サービス」に外注するという方法です。
その理由は、以下の３つからです。

①引継の労力を軽減できる
経理担当者は、新しい人材を採用しても、将来的にまた退職する可能性もあります。経理担当者が退職する度に引継をするのは労力がかかる上、記帳時に使用する勘定科目など自社独自のルールがあることも多く、そのような事項がきちんと引き継がれていない場合、後々問題になる可能性もあります。経理担当者が退職したとしても、記帳・経理代行サービスに依頼していれば、同社が業務内容を把握しているので、引継ぎの手間だけでなく、引継ぎ不足によるリスクを軽減できます。

②経理のプロに安定して依頼できる
記帳・経理代行サービスは、経理のプロ集団です。専門知識を持った担当者に依頼ができるため、質の良いサービスを安定して受けられます。もちろん、サービス提供会社の担当者が代わるということもありますが、会社として請け負っているため、企業が存続する限り、継続してサービスを受けることができます。逆にアウトソーシング先が廃業に追い込まれてしまった場合、新たな外注先を探さなければなりません。
記帳・経理代行サービスを提供する企業は多くあるため、創業してからある程度年数の経った経営の安定した会社を選ぶことをお勧めします。
さらに近年、インボイス制度や定額減税など様々な税制改革があるため、「税務のプロ」である税理士が在籍する記帳・経理代行サービスを選ぶことで、より的確な対応が期待できます。

➂導入の仕方によっては経理業務のDX化を図れる
経理業務をアウトソーシングする場合、経理代行会社の担当者が定期的に訪問してもらい自社で作業をしてもらうことも可能です。しかしながら、その場合、出張サポート費を別途支払わなければならないケースがほとんどです。そこでお勧めしたいのが、クラウド会計の導入です。
クラウド会計とは、インターネット環境上で利用が可能な会計ソフトサービスです。
デジタルデバイスとインターネット環境があれば、どこからでもアクセスできるため、出張サポートを受けなくても、自社と経理代行会社の間で、経理情報を共有し、処理等を行うことができます。
しかも、1台のパソコンからしか使用できないインストール型の会計ソフトと異なり、関連メンバー複数名が同時にログインして使用することも可能なため、経理業務の属人化を防止できます。
クラウド会計サービスは、申し込みもインターネット上で簡単にでき、通常申し込んでから即日利用が可能です。
「とはいっても、クラウド会計を自社だけで導入するのはノウハウがなく不安…」という方は、クラウド会計の導入サポートを行っている経理代行サービスに依頼をすることをお勧めします。

クラウド会計に強い税理士にご依頼ください

中央区日本橋経理代行では、母体となる税理士事務所サイバークルー株式会社が御社にとって最適なクラウド会計の導入による経理業務効率化をご提案しています。弊社へのご依頼をきっかけにクラウド会計を導入された企業様の実績も多数ございます。「経理業務を効率化したいが何から手をつけたら良いかわからない…。」「クラウドを導入したいがどうしたら良いかわからない…。」「経理代行サービスを依頼したいが依頼する内容が整理できない。」といった経営者の方のご要望にお応えいたします！
税理士と経理代行のご契約は別の契約となりますので、既に他の税理士さんとご契約いただいている場合でも、経理代行サービスのみのご利用も可能です。
まずは中央区日本橋経理代行サービス無料相談をご活用ください。こちらよりサービス内容の詳細もご確認いただけます。

この記事を担当した税理士

サイバークルー会計事務所代表横山禎一(よこやまていいち)

保有資格1961年、愛知県に生まれる。1985年同志社大学卒業後、大手化学メーカーに勤務。退社後、1993年に米国のジョージ・ワシントン大学にてMBAを取得。帰国後、外資系企業の経営企画室や財務・経理部に勤務しながら、筑波大学大学院で修士法学取得。2000年に日米合弁のITベンチャーの立上げに加わり、10数億円の資金を集めIPOを目指したが、2003年に倒産。この経験から、会社の倒産を防ぐ税理士・行政書士事務所を設立。起業希望者や起業家をサポートする「日本起業家倶楽部」を立上げ、創業スクールやセミナー・交流会などを主催している。

専門分野税理士、行政書士、MBA

経歴経理体制構築、経営計画サポート

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