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【税理士監修：テンプレート付】Excelでできる！個人事業主の経費管理方法

日本における個人事業主人口は、近年、増加傾向にあると言われています。

その理由として、終身雇用を前提とした採用が年々減少する中、多くの企業が副業を可、もしくは推奨するようになったことが大きいと考えらえています。

更に、コロナ禍における長引く不況、そして世界的な物価上昇の中、仕事や収入が減るなど、経済的に困難になり、少しでも収入の足しを作るため副業をせざるを得ない状況の人が増えたことも一因だと言われています。

もちろん、お金のためだけでなく、副業で培ったスキルを本業に活かしたり、完全に独立しキャリアアップするなど、ポジティブな側面もあります。

いずれにしろ、新たに個人事業主になられる方は
「経費を申請したことはあるけど、自分では管理をしたことがない。」
というケースが多く、経費の管理方法についてご相談を受けることが多くなりました。

「経費管理は手書きは面倒そうだけど会計ソフトは難しそう」
「経費管理をまずは馴染みのあるExcelで始めてみたい」

という方のために、税理士が監修したExcelで経費管理をする方法を伝授致します。

経費管理とは：３つの目的

そもそも経費とは、交通費や交際費をはじめとする「事業を行うために使用した費用」のことで、正確には所得税法上の用語で「必要経費」といいます。

「経費管理」というと、伝票の整理や計算という作業的なイメージが強いかもしれませんが、以下のような重要な目的があります。

①利益の最大化

当然のことながら、経費管理が行なわれていなければ、月や年ごとの正確な利益を算出することはできません。

企業が利益を出すためには、支出をいかに抑えられるかが重要になるので、経費管理は重要な経営業務の一つでもあります。

また、当期の経費管理が適正に行われていれば、来期に必要な資金を予測でき、目標達成に向けた計画的な経営を行うことができます。

②節税対策

個人事業主は事業所得の額などに応じて5～45％の税金が課され、それを所得税として納めます。

収入から必要経費と控除を差し引いた金額が事業所得になるので、同じ収入でも経費の占める割合が多ければ多いほど事業所得が下がり、税率が低くなります。

ペナルティを課される場合があるので注意が必要です。

経費になるか、ならないかは「売上との結び付きを明確に説明できるか」で決まります。

➂確定申告

今まで、会社からの給与所得だけだった方は、確定申告を自身でされたことがないかと思います。
というのも、従業員の所得税は毎月の給与や賞与から天引きして会社が代わりに納税しているからです。

そして、その年の所得額が確定した時点で、それに基づき過不足分を従業員に還付または追加徴収し納税するのが年末調整です。

それに対して、個人事業主は1年間の「事業所得」を自分で計算して、申告をする必要があります。

確定申告は1月1日～12月31日の所得と納める税額を計算し、翌年2月16日～3月15日のあいだに税務署に報告・納税を行います。

個人事業主の「事業所得」とは、総収入金額から必要経費を差し引いたものです。
（ただし青色申告の場合、総収入金額から更に特別控除を引きます。）

よって、年に1回行う確定申告のためにも、経費を管理することが重要です。

必要経費に計上できる項目と該当する勘定科目

勘定科目とは、取引で発生するお金の流れを性質ごとに分けて管理する際に使う分類項目です。
個人事業主が確定申告で必要経費に計上できる主な項目は以下になります。

どの勘定科目においても、重要なポイントは、個人事業主自身のための出費でないことです。

経費の不正計上は税務署からペナルティを受けますので注意が必要です。

経費管理に関わる帳簿をExcelで作る　

経費管理に関わる主な帳簿は、『経費帳』と『現金出納帳』です。
以下にそれぞれの役割と記入例、そして税理士が監修したテンプレートをご紹介します。

①経費帳

経費帳とは、仕入以外の費用を記帳する帳簿です。
勘定科目ごとに取引の日付や金額、その内容を記載します。

経費帳は、簡単にエクセルシートで作成することができ、レシートや明細などの資料を見ながら入力します。入力例は、次のようになります。

②現金出納帳

現金出納帳は文字通り「現金の出入りを記録する」ための帳簿です。
日々の現金の入出金を発生順に記録することで、現金の残高を把握することができます。

入力例は、次のようになります。

注意をしたいのが、帳簿を作るときに参照したレシートや領収書の保存です。5年間の保存が義務づけられているので、捨てずに保管しておきましょう。

経費管理のポイント　※テンプレートつき

Excelを使用して経費管理をする際のポイントは、できるだけ手入力の手間を省いて、効率化を図ることです。

例えば、よく使う文言を以下のようにドロップダウンリストから選べるように「リスト」を使うことをお勧め致します。

また「日付」や「通貨」などの表記も予め列ごとに設定しておくとスムーズに入力をすることができます。

「自分でExcelを設定するのは面倒・・・」
という方は、是非以下の税理士が監修したテンプレートをご活用ください。

『経費帳』のExcelテンプレート無料ダウンロードはこちら　

『現金出納帳』のExcelテンプレート無料ダウンロードはこちら

経理代行の専門業者による記帳代行

このように経費はExcelで簡単に管理をすることができます。

しかしながら、パソコン環境がないと入力できないため、
「ついつい溜まってしまい、入力をするのにまとまった時間が必要」
という状況になりがちです。

また帳簿ごとに入力が必要なため、手間暇がかかります。

「だからと言って、経費管理ソフトは、バージョンを調べたりするのが面倒・・・」
という方にお勧めを致したいのがクラウド会計の導入です。

クラウド会計は、ブラウザからIDとPWでアクセスするので、インターネット環境さえあれば、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど多様なデジタル端末から入力をすることができます。

隙間時間で経費を入力することができるので、領収書やレシートが溜まってしまうという状況を避けることができます。

更に、自動的に新しいバージョンに更新されるので、更新の手間が省かれるだけでなく、常に最新のバージョンをリアルタイムで使用することができます。

最新のバージョン更新や、法改正への対応も万全の為、電帳法・インボイス制度をはじめとする会計関連の法対応にいちいち焦る必要はありません。

お気軽にご相談ください

中央区日本橋経理代行サービスは、税理士監督のもとクラウド導入サポート、記帳代行サービスを提供しておりますので、経理品質に自信を持ってご案内しています。

また、税理士と経理代行のご契約は別の契約となりますので、既に他の税理士さんとご契約いただいている場合でも、経理代行サービスのみのご利用が可能です。

安心してご利用ください。

実際、「今の税理士がクラウドに対応していないので、クラウドの導入サポートと経理代行のみを依頼したい」というご相談をよく受け、導入実績も多数ございます。

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